PROBLEMLØSNING FOR SELVSTÆNDIGE

Udfordringer og valg er der nok af, men økonomiske midler, ressourcer og tid er begrænsede. Derfor er det vigtigt, at man er skarp til at identificere, hvad det reelle problem er, og generere idéer der går ind og løser dele af eller hele problemet. Derudover handler det selvfølgelig også om at kunne vælge den rigtige idé og videreudvikle på den. Her handler det i høj grad om prioritering og vurdering af tid og ressourcer i forhold til implementeringen af idéen.

Problemformulering: Hvad er den reelle udfordring i din virksomhed?

Når vi støder på en udfordring i vores virksomhed, skal vi først og fremmest stoppe op og give os tid til at fordybe os. Måske er problemet lige til, men oftest vil der være flere årsager til, at problematikken opstår. Hvis vi tager udgangspunkt i et manglende eller lille overskud, så er det måske et resultat af flere problematikker: Det kan være, at dine udgifter er for høje. Måske er dine priser for lave. Kunderne ved måske slet ikke, at du findes, og derfor går de forbi dig. I denne artikel får du konkrete værktøjer til, hvordan du kan blive skarpere på dit problem.

Formulér behovet for en løsning

Når vi skal formulere behovet for en løsning på et problem, så er der tre spørgsmål, som er gode at stille og vise interesse for: 1. Hvad er det grundlæggende behov? 2. Hvad er det ønskede udfald? 3. Hvem drager fordel og hvorfor? Hvis du kan svare på disse tre spørgsmål, er du i stand til at italesætte, hvad behovet er i din virksomhed, hvordan du vil måle løsningen på behovet, og til sidst hvem der står til at drage fordel af det.

1. Hvad er det grundlæggende behov? Når vi svarer på det første spørgsmål, er vi nødt til at gå lidt undersøgende til værks. Hvis man kan se, at økonomien ikke ser god ud, må man starte med at dykke ned og gennemgå regnskab og budget. Hvis du kan se, at dine udgifter er høje, ligger behovet måske dér. Men det kan også være, at priserne på dine produkter er sat uhensigtsmæssigt lavt, og at det derfor skaber en ubalance. Dermed har du et behov for at få sat dine priser op. Men det kan godt være, at dine priser matcher dine konkurrenters, men at årsagen er en tom aftalekalender eller manglende kunder i butikken. Så har du et behov for at få flere kunder ind ad døren. Forhåbentligt illustrerer dette, at man er nødt til at grave lidt for at finde frem til det, der måske er det egentlige behov.

2. Hvad er det ønskede udfald? Når vi går skridtet videre fra at have identificeret vores grundlæggende behov til at præcisere og svare på det næste spørgsmål, så handler det om, hvordan vi ønsker at måle på det, når vi forhåbentligt går i gang med at løse problemet. Et ønsket udfald i forhold til problemet med manglende overskud kan sagtens være følgende: ”Jeg ønsker at øge mit overskud med 8% i indeværende regnskabsår”. Hvis behovet er, at du skal have flere kunder ind igennem døren, så kan det sagtens måles på din omsætning, men det kan naturligvis også måles på antallet af aftaler i din kalender, fx hvis du har en klinik som fodterapeut. Det vigtigste er, at du får opstillet et mål.

3. Hvem drager fordel og hvorfor? Det er naturligvis også vigtigt at være skarp på, hvem det er, du løser behovet for. Er det dig selv og din virksomhed, eller er det dine kunder? Det kunne også sagtens være din bank. Det sidste tilfælde er realistisk, da de måske har investeret penge i form af et lån. Dermed bliver de en interessent i din virksomhed.

Begrund behovet

Det giver sig selv, at det er vigtigt at kunne begrunde behovet, da det jo er spild af din tid og dine ressourcer i din virksomhed at arbejde på et behov, der måske ikke er nogen grund til at indfri. Med andre ord er det vigtigt, at du kobler behovet til din forretningsplan og strategi for virksomheden. For at kunne begrunde behovet, er der igen tre spørgsmål, vi kan stille os selv: 1. Stemmer behovet overens med din forretningsplan? 2. Hvad er fordelene for din virksomhed, og hvordan vil du måle dem? 3. Hvordan vil du sikre, at løsningen implementeres?

1. Stemmer behovet overens med din forretningsplan? Generelt anbefales det, at du som selvstændig har en forretningsplan, som grundlæggende beskriver, hvordan du vil tjene penge på din idé. Med andre ord er det din plan for din virksomhed. Når du begrunder dit behov, er det vigtigt, at det stemmer overens med, hvordan du vil drive og udvikle din virksomhed. Giver det mening på nuværende tidspunkt at udvikle din produktportefølje i håbet om at fastholde kunder?

2. Hvad er fordelene for din virksomhed, og hvordan vil du måle dem? Formentligt vil din virksomhed have til formål at skabe profit. Derfor kan fordelene sagtens være målt overskud i virksomheden. Men det kan jo også være en højere grad af kundetilfreds målt på fx Trustpilot.

3. Hvordan vil du sikre dig, at løsningen bliver implementeret? Når du har en enkeltmandsvirksomhed, er sandsynligheden for, at opgaven falder tilbage på dig selv stor, medmindre du kan udlicitere opgaven. Det kan sagtens være, at løsningen på din virksomheds behov vil være tidskrævende. Kan du selv sætte den tid af? Hvordan vil du omprioritere? Eller skal du rent faktisk hyre eksterne ind til at varetage opgaven? Årsagen til at du skal argumentere og begrunde, hvordan du vil implementere en evt. løsning er naturligvis, hvis udfaldet er det modsatte. Det vil sige, at hvis ikke du er i stand til at implementere løsningerne, så er der ikke nogen grund til, at du bruger tid på at forsøge.

Sæt problemet i en kontekst

Du er hverken den første eller sidste selvstændige, og derfor kan det være en god idé undersøge, hvad andre selvstændige og folk inden for samme branche har gjort tidligere for at løse lignende problemer. Det kan også være, at du selv har været ude for noget lignende tidligere. Hvad virkede sidste gang, problemet opstod? Spørg derfor gerne dig selv om følgende: 1. Hvad har du selv prøvet tidligere i lignende situationer? 2. Hvad har andre gjort?

1. Hvad har du selv gjort tidligere? Har du været ude for lignende udfordringer som selvstændig, er det oplagt at drage nytte af dine egne erfaringer. Hvad virkede? Hvad virkede ikke?

2. Hvad har andre gjort? Måske kender du andre selvstændige, som har været ude for lignende. Hvad gjorde de, da de stod over for et lignende problem? Det er oplagt at drage nytte af andres erfaringer til at identificere behovet, men også til at informere idégenereringen. De fleste ønsker det bedste for andre, og derfor vil folk oftest gerne være behjælpelige med råd.

Skriv din problemformulering ned

Når vi har gennemgået de forrige punkter, skulle vi gerne være i stand til at lave vores problemformulering. Her kan man tænke i forskellige niveauer. Helt overordnet har vi problemformuleringen, og under den kan vi have flere problemstillinger. Problemformuleringen repræsenterer det overordnede behov, du eller en interessent har. Problemstillingen er underpunkter, som kan være en del af problemet eller en evt. løsning, som det kan være godt at afdække. Et eksempel kunne være følgende:

Problemformulering:
”Hvordan får jeg flere kunder?”
Problemstillinger:
- Hvilken demografi er mine kunder?
- Hvor befinder mine kunder sig?
- Hvilke kanaler kan jeg bruge til at komme i kontakt med mine kunder?
- Etc.

Idégenerering – Metoder til gode idéer

Efter vi har fået defineret vores problem og behov, er vi nu nået til, at vi skal arbejde os frem til mulige løsningsforslag. Når vi idégenererer, er der mange muligheder, og det vigtigste er ikke at lade sig begrænse eller at være kritisk, mens vi genererer idéer. Når vi idégenererer, befinder vi os i drømmefasen, hvor alt er muligt. Det er først senere, at vi tager stilling til idéernes praktiske realisérbarhed. Derfor vil du i dette afsnit blive præsenteret for en række øvelser til idégenerering. Nogen af dem kender du formentlig, hvor andre måske vil være nye.

Backcasting

Når vi arbejder med backcasting, starter vi med resultatet – eller det resultat vi ønsker. Heldigvis er det defineret fra forrige afsnit, hvor vi arbejdede med problemformuleringen. Lad os sige, at målet er en rating på 4.5 på Trustpilot. Så går vi tilbage til nutiden og ser på, hvordan situationen ser ud i dag. Måske ligger ratingen på 3.9. Hvor lang tid skal det så tage dig at nå op på 4.5 i rating. Lad os sige, at du vil give det ét års tid. Hvad vil du så gøre for at nå det på ét år? I bund og grund handler det om at tegne en streg fra nu og frem mod det mål, du har sat. Hvilke ting skal der gøres undervejs? Det kunne fx se sådan her ud:

- Opfordre kunder mundtligt til at gå ind på Trustpilot og anmelde min virksomhed, når de har handlet fysisk hos mig.
- Opfordre mine kunder via mail til at anmelde min virksomhed via Trustpilot.
- Opfordre mine kunder via sms til at anmelde min virksomhed via Trustpilot.
- Lave rabatkampagner, hvis de går ind og anmelder.
- Introducere nye produkter.
- Optimere kundeservice.
- Etc.

I sidste ende skulle du gerne ende ud med en hel masse idéer til, hvordan du kan komme frem til det ønskede resultat. Derudover handler det selvfølgelig også om, hvornår tiltagene skal komme.

Brainstorming

Hvis du har mulighed for at alliere dig med andre for at få indspark til, hvordan du kan løse dit behov, så kan brainstorming være en rigtig god metode. Grundlæggende er brainstorming en gruppeaktivitet, hvor flere personer mødes for at generere idéer omkring et specifikt emne, en udfordring eller lignende. Formålet er at få så mange bud på idéer og løsningsforslag på bordet som overhovedet muligt. Igen er det vigtigt ikke at være kritisk. I stedet tilstræber man kombinationer af idéer og videreudvikling på idéer.
Hvis ikke du har mulighed for at alliere dig med andre, kan du benytte dig af afarter af brainstorming. Det kunne eksempelvis være mindmapping. Mindmapping er godt, hvis du er visuelt anlagt. Her skriver du problematikken ned på midten af et stort stykke papir, og herfra tegner du så linjer ud til alle de idéer, du får til dine løsningsforslag (se eksempel nedenunder).

Omvendt brainstorming

Når vi arbejder med omvendt brainstorming, vil vi gerne have alle de dårlige idéer først. Af alle de tiltag og idéer, som du kan komme på, hvilke ville så sikre, at du i hvert ikke nåede dit mål eller fik løst dit problem. Hvis du ikke har mulighed for at gøre dette i en gruppe, kan du gøre det i form af et mindmap. Start igen med at få formuleret dit behov eller din problemstilling. Tøm derefter hovedet for alle de dårlige idéer. Hvad skal du fx ikke gøre, hvis du ønsker at opnå en Truspilot rating på 4.5. Det kunne fx være at yde en endnu dårligere kundeservice eller lade være med at opfordre folk til at gå på Trustpilot og anmelde dig. Når du ikke har flere dårlige idéer, udvælger du de allerdårligste, og derefter går du dem igennem én efter én med det formål at få skrevet ned, hvad du kan gøre for at undgå den dårlige idé.

Idéudvælgelse – Et spørgsmål om prioriteringer

Efter at have identificeret din virksomheds problematik, udfordring eller behov, og forhåbentligt have genereret en hel masse løsningsforlag i form af gode idéer, er det nu tid til at begynde at vælge, eller som minimum prioritere, mellem de gode idéer. Der er jo sandsynligvis kommet mange gode bud frem, men vi er nødt til at vælge imellem, hvad vi skal gå med nu, og hvad vi skal vente med til et senere tidspunkt.
Til at arbejde med vores idéudvælgelse kan vi bruge en prioriteringsmatrix. En sådan matrix er god, fordi den giver os et overblik over, hvad implementeringen af en idé vil kræve af indsats fra din side, samt hvilken effekt det vil have for din virksomhed, dine kunder og dine interessenter. Et eksempel på en sådan kan du finde nedenunder. Her er der taget udgangspunkt i en fodterapeut, som har et behov for at øge sit salg.

Indsats

På X-aksen finder vi det, der hedder indsats. Når vi forsøger at bestemme, hvilken indsats det kræver at implementere en idé, er vi nødt til at forholde det ressourcetræk, det vil kræve. Det handler om din tid, virksomhedens penge og dit mentale overskud i dagligdagen til både at drive virksomheden videre og implementere de nye idéer.

Der vil altid være tale om en subjektiv og individuel vurdering, når vi skal bestemme den indsats, det vil kræve at implementere idéen. Enkelte vil godt kunne have overskuddet til at bygge en virksomheds hjemmeside op fra bunden, hvorimod det for andre vil kræve en investering fra virksomhedens side for at få det gjort. I et sådan tilfælde vil det kræve en økonomisk indsats.

Effekt

På den lodrette Y-akse finder vi den værdi for din virksomhed, dine kunder eller dine interessenter, som implementeringen af idéen vil give dem. Jo højere vi befinder os på Y-aksen, jo bedre. Det ville sandsynligvis være en god ting for kunderne med de forskellige rabatmuligheder, man kunne finde på. Rabatmulighederne ville måske gøre, at kunderne vender tilbage til dig, som tilfældet måske ville være, hvis man kunne købe et klippekort til behandlinger. Det ville både give værdi for dine kunder i form af pris og tilfredshed, men derudover vil det også gøre din virksomhed i stand til at holde fast i kunderne.
Jo højere vi er på Y-aksen, jo bedre, og som udgangspunkt er vi interesserede i idéer, hvor både din virksomhed, dine kunder og dine samarbejdspartnere drager nytte af idéens implementering. Disse idéer vil man oftest placere højere på Y-aksen. De idéer, der måske har en mere begrænset effekt, hvor der måske kun er en begrænset økonomisk gevinst for din virksomhed, vil naturligvis ligge lavere.

Effekt, indsats og prioritering

I midten finder vi et kryds, der deler matrixen op i fire rum. Disse fire rum specificerer de idéer, der kræver hhv. 1) høj indsats og høj effekt, 2) høj indsats og lav effekt, 3) lav indsats og lav effekt, 4) lav indsats og høj effekt. Dermed giver det os også en mulighed for at prioritere mellem, hvilke idéer vi skal gå med nu, og hvad vi måske skal parkere og i stedet genbesøge på et senere tidspunkt.
Når man er tidligt i processen, er det måske en god idé at prioritere de idéer, der ikke kræver så meget af dig. Så hvis det handler om at få kunder i butikken, er et godt sted at starte nok de idéer, der kræver lav indsats, men har et højt afkast. Det vil sige idéer såsom rabat, hvis kunder henviser nye kunder til dig eller et klippekort, hvor hver 10. gang er gratis. Disse typer af rabatter har det typisk med at få kunder til at genbesøge dig.

Derimod kan det være en god idé at vente med nogle af de ting, der kræver en høj indsats, men har en høj effekt. Det vil sandsynligvis kræve en høj indsats af dig ift. tid og økonomiske ressourcer at tilføje tilbud om hjemmebehandling til dine kunder. Det vil både give dig øget transporttid og omkostninger til trods for, at det nok vil være bekvemt for dine kunder.

De idéer, der kræver høj indsats, men har en lav effekt, er måske nogle, du skal vente lidt længere tid med at implementere. Dermed ikke sagt, at det ikke kan være en god idé at gøre ens butik til et rart sted at være, men det er ikke sikkert, at det er en istandsættelse af de fysiske rammer, der gør, at du får nye kunder ind ad døren.

Idéudvikling

Nu er vi gået fra at have identificeret vores problem eller behov til at have idégenereret og efterfølgende udvalgt vores idéer til nu at skulle udvikle på dem. Til at arbejde med dette tager vi udgangspunkt i innovationsrammen, som du kan finde nedenunder.

Her starter vi i den cirkel, der hedder idéudvikling, hvor vi forsøger at gøre idéen endnu skarpere. Herefter evaluerer vi idéen. Overvej her, om der er noget, der ikke fungerer, eller noget der fungerer særlig godt. Planlæg herefter, hvad der så skal ske. Hvis du for eksempel er gået med idéen om at give dine kunder rabat, hvis de henviser nye kunder til dig, så test den af på måske 10 kunder og se, hvad effekten er på det. Udarbejd en prototype på, hvordan du skal få opfordret dem til at gøre det samt en måde, hvorpå de skal henvise kunderne. Når du har testet det og fintunet din prototype på idéen, så skal du nu have lavet en handlingsplan. Hvornår vil du gøre det? Er det en bestemt periode? Er det nogle bestemte typer af kunder? Er det nogle bestemte produkter, hvor rabatten skal være gældende? Bestem dig for det og implementér herefter. Når det så har været implementeret i et stykke tid, så har du sandsynligvis gjort dig erfaringer omkring, hvad der virker og knirker. Så kan du vælge at gå med idéen, som den er og forsætte, ellers kan du videreudvikle på den.

Afrunding

Vi har nu gennemgået, hvordan vi kan arbejde med problemløsning og bevæget os fra problemformulering, hvor vi har identificeret vores behov i virksomheden, til idégenerering, hvor vi har forsøgt at finde frem til løsningsforslag. Herfra har vi arbejdet med de parametre, ud fra hvilke vi kan sortere og prioritere i vores idéer og udvælge dem, der giver bedst mulig mening for os på nuværende tidspunkt med udgangspunkt i vores indsats og idéens effekt. Afslutningsvis har vi berørt idéudvikling, og vi har lært, at det i denne fase er vigtigt at tænke cirkulært og løbende udvikle på ens idéer – også når de allerede er sat i drift i din virksomhed.